Правильное документальное подтверждение расходов позволяет уменьшить налоговую базу и избежать претензий со стороны налоговых органов. Рассмотрим основные способы подтверждения расходов для ИП и организаций.
Содержание
1. Виды подтверждающих документов
| Тип расхода | Подтверждающие документы |
| Закупка товаров | Товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура, УПД |
| Оплата услуг | Акт выполненных работ, договор, счет на оплату |
| Заработная плата | Ведомость, платежные поручения, трудовые договоры |
| Коммунальные платежи | Квитанции, платежные поручения, договоры с поставщиками |
2. Обязательные реквизиты документов
Для первичных учетных документов:
- Наименование документа
- Дата составления
- Наименование организации или ИП
- Содержание хозяйственной операции
- Измерители операции в натуральном и денежном выражении
- Подписи ответственных лиц
3. Особенности подтверждения разных видов расходов
3.1. Закупка товаров у поставщиков
- Договор поставки
- Товарная накладная с печатью поставщика
- Счет-фактура (для НДС)
- Платежное поручение об оплате
3.2. Командировочные расходы
- Приказ о командировке
- Командировочное удостоверение
- Билеты и чеки на проживание
- Авансовый отчет
4. Электронные документы
| Тип документа | Требования |
| Электронная накладная | Электронная подпись, регистрация в системе ЭДО |
| Электронный счет-фактура | Обязательная отправка через оператора ЭДО |
| Онлайн-чеки | Должны содержать все обязательные реквизиты |
5. Сроки хранения документов
- Налоговые документы - 4 года
- Кадровые документы - 50-75 лет
- Бухгалтерские документы - 5 лет
- Договоры - 5 лет после окончания действия
6. Типичные ошибки при подтверждении расходов
Непринимаемые расходы:
- Документы с ошибками в реквизитах
- Чеки без указания наименования товара
- Документы от непроверенных контрагентов
- Расходы, не связанные с предпринимательской деятельностью
7. Рекомендации по документообороту
- Организуйте систему хранения документов по категориям
- Регулярно проводите сверку с контрагентами
- Оцифровывайте бумажные документы
- Используйте бухгалтерские программы для учета
- Контролируйте сроки хранения документов
Важно:
При налоговой проверке расходы, не подтвержденные надлежащим образом, будут исключены из расчета налоговой базы, что может привести к доначислению налогов и штрафам.
